Líder: saiba como dividir as tarefas sem sobrecarregar ninguém

Entregar o trabalho atrasado, cometer pequenos erros, não conseguir atingir as metas, ter de resolver assuntos urgentes a todo momento, entre outros, são indicadores de excesso de trabalho. Ter alguém sobrecarregado na equipe prejudica não somente o profissional, mas os colegas e a própria empresa. Por isso, cabe ao líder resolver esta situação.

Pensando em ajudar o gestor, o Portal InfoMoney conversou com o diretor regional da ABRH-SP (Associação Brasileira de Recursos Humanos de São Paulo) e diretor-executivo da Enora Leaders, João Marcelo Furlan.

O especialista explica que o acúmulo de tarefas ocorre porque muitos gestores não conhecem o processo e o método utilizado dentro das empresas. Segundo ele, estes fatores são mais claros em setores produtivos do que em ambientes como escritórios e empresas de serviços.

O problema de acumular tarefas também está ligado diretamente ao tamanho da empresa, já que nas maiores a distribuição das atividades são mais nítidas, enquanto que nas menores têm aqueles profissionais que fazem de tudo um pouco.

“Estes são os famosos patos. Não andam, não nadam e não voam direito. Fazem tudo, mas nada muito bem”, diz Furlan.

Como resolver

O primeiro passo para resolver o acúmulo de tarefas de alguém da equipe é identificar todos os processos de trabalho da empresa. “Ao mapear os processos é possível enxergar em quais lugares existe um gargalo”.

Durante este mapeamento, o gestor saberá qual é o processo de trabalho dos funcionários e quem cumpre todas as etapas. “Isso é mais fácil de se enxergar em uma linha de produção, mas é possível levar a prática para escritório”, ressalta.

O segunda etapa que o líder deve cumprir é analisar a gestão de rotina de cada colaborador. É importante sentar com cada integrante da equipe e saber quais são os processos que ele está envolvido. Muitas vezes, os funcionários não sabem priorizar as atividades que realmente são importantes.

“O foco tem de ser na eficiência na empresa, produzir mais em menos tempo. O acompanhamento é bem visto por profissionais com menos experiência. Estes necessitam de mais direção. Já os profissionais mais sêniores preferem que os líderes foquem mais nos resultados”.

Além disso, o gestor deve analisar quais atividades que se acumulam. De acordo com o especialista, isso ocorre ou porque é necessário que mais pessoas estejam envolvidas ou aquele funcionário não é o mais adequado para aquela função por falta de competência.

Em ambos os casos é necessário que haja um remanejamento dentro da equipe ou contrate alguém. O problema pode ser sazonal, devido a um projeto específico ou pela época do ano. Neste caso, o especialista aconselha contratar alguém temporariamente.

“A chave é a gestão de processo. Infelizmente, nossa cultura não é voltada para o planejamento. Deixa para resolver os problemas sempre na última hora”, finaliza.

Fonte: Infomoney